Ante continuos cambios en la economía en P.R. y el aumento en la inflación debemos establecer un plan de control de nuestro inventario. Mucho se ha hablado sobre los sistemas de cómputos de farmacia en el área de facturación, sin embargo no se habla sobre el tema de la toma de inventario y sus grandes beneficios a favor de las farmacias. Estaremos indicando puntos importantes que deben ser tomados en este proceso.

El inventario debe tener como metas unos resultados. Los resultados se establecerán en base al tiempo que el usuario le dedica al programa. Es conocido que establecer un buen inventario toma tiempo en la fase inicial, pero los resultados deben ser en crecimiento económicos para las Farmacias en las etapas finales. Las estadísticas que hemos hechos de forma preliminar es que aproximadamente el 90% de las farmacias no llevan inventario. (Estos datos son tomados de las farmacias que visitamos mensualmente). Antes este panorama es apremiante poner controles de inventario en nuestras farmacias. Solamente llevábamos de forma manual el inventario de medicamento controlados, y con el solo propósito de cumplir con leyes estatales y de ser auditados por agencias del gobierno. Prácticamente usamos los sistemas de cómputos para manejar el recetario, sin llevar controles de posteo de recetas a planes y contabilidad básica (cuanto es mi ganancia neta de mis ventas por día). Se tiene que establecer una buena administración en el área del inventario. En los sistemas de inventario los resultados deben ser auditados por la misma farmacia mensualmente para obtener los resultados deseados. Ahora la pregunta sería qué vamos auditar? (1)Auditaremos las ventas diarias,(2) los costo de compra, (3) movimiento de inventario, (4) establecer los niveles de inventario según su movimiento, (5) bajar los días de suministro de 10 a 15 días. Este último punto es bien importante porque las farmacias están acostumbrada a comprar en base faltas (concepto usado para establecer inventario en cero o próximo a finalizar), sin saber para cuántos días de suministros debemos tener. Por ende se compra inventario en exceso afectando el llamado “cash-flow”. Otro punto importante sería rotular todas góndolas con sus precios y códigos de barra de los productos. Ahora mismo prácticamente se están marcando todos los productos invirtiendo muchas horas de trabajos en este proceso.

Al establecer un inventario, se establecen unos pasos a seguir para poder tener unos resultados. Estas etapas deben ser ejecutadas en orden. (1). Crear los suplidores y unirlos al productos o medicamento. Para poder hacer comparaciones de precios del mismo producto por suplidor. ( 2) .Establecer los controles por usuarios. Estos no deben tener acceso a los precios de ventas, costos, cantidad de inventario, reportes, formulas de precios, descuentos, etc. Estos se establecen según los criterios del comerciante. (3).Establecer los precios de compra (costo) y venta al público. (4).Borrar o desactivar los productos o medicamentos que no son usados. Preparar la base de datos para minimizar los errores a tal punto que solo tengamos los productos que vamos a manejar o mantenemos en inventario. (5).Hacer inventario físico. Se deben usar “scanner” o “hand help” para establecer un inventario exacto. Para poder llevar la valorización de inventario. (6).Usar el sistema de órdenes de compra para establecer los mínimos de inventario por productos de forma tal que el sistema pueda indicarnos la cantidad que debemos comprar en base a nuestro movimiento de inventario. Los reportes de movimiento de inventario por producto o medicamento que nos indican cuánto debemos comprar para 10 ó 15 de días de suministro.

2.0 Resultados de tener un buen inventario y que debemos buscar:

(1) Obtener las ventas diarias, menos mi costo más ganancia. (2)Poder ofrecer descuentos reales en base a mis costos de compra. (3). Valorización de inventario. Cuanto cuesta mi inventario. (4)Mover mi inventario de forma continúa e identificar los productos de mayor movimiento para evitar faltas. (5)Bajar el volumen de mi inventario y comprar de forma más efectiva. (6) Comparar precios entre suplidores por productos. (7)Establecer mínimos de reordenar para mantener continuidad en mi inventario. (8) Disminuir los días de suministro en base a las proyecciones de ventas o movimiento de inventario. (9) Identificar los productos de mayor movimiento, lo más costoso, por población o PBM. (10) Proyectar las ventas por semestre, trimestre, anual y hacer comparaciones de ventas por años. (11)Establecer metas de mercadeo y posiblemente establecer su propio estudio de mercadeo en base a las estadísticas que nos dé el sistema. (12) Cuál es el departamento de mayor movimiento? (13) Reubicar los producto que están siendo identificados en desbalance para ser observado y supervisado con mayor regularidad. (14)Establecer controles por usuarios.

(2) El establecer una buena administración nos permitirá tener un buen negocio. Mucho mas nos permitirá establecer un plan de trabajo para usar las estadística del sistema de cómputos. Nos permitirá hacer un estudio de mercadeo hacia donde se está dirigiendo nuestra farmacia. En el estudio de mercadeo podemos establecer que población nos esta comprando y cuanta población adicional podemos alcanzar, que producto podemos vender.

Nosotros estamos visitando las farmacias que así nos han requerido y evaluando su inventario existente para establecer la estrategia necesaria en la toma de inventario y estableciendo un plan de implementación para poder obtener los resultados que nos permitan ofrecer mejor servicio en la farmacia. Ofrecemos educaciones continuas acreditadas por el Colegio de Farmacéutico en el área de inventario, estadísticas, análisis de reportes de inventario, toma de inventario y mucho más.

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